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5 five e-mail productivity tips

Consejos para ahorrar tiempo y agilizar tareas en el email, en 43 Folders.

There’s been a lot of great discussions about email productivity going around on sites I enjoy, so I thought I’d throw in five no-brainers that I’ve seen help a lot of folks.

Shut off auto-check – Either turn off automatic checking completely, or set it to something reasonable, like every 20 minutes or so. If you’re doing anything with new email more than every few minutes, you might want to rethink your approach. I’m sure that some of you working in North Korean missile silos need real-time email updates, but I encourage the rest of you to consider ganging your email activity into focused (maybe even timed) activity every hour or three. Process, tag, respond to the urgent ones, then get the hell back to work. (See also, NYT: You There, at the Computer: Pay Attention)

Pick off easy ones – If you can retire an email with a 1-2 line response (< 2 minutes; pref. 30 seconds), do it now. Remember: this is about action, not about cogitating and filing. Get it off your plate, and get back to work. On the other hand, don’t permit yourself to get caught up in composing an unnecessary 45-minute epistle (see next item).

Write less – Stop imagining that all your emails need to be epic literature; get better at just keeping the conversation moving by responding quickly and with short actions in the reply. Ask for more information, pose a question, or just say “I don’t know.” Stop trying to be Victor Hugo Marcel Proust, and just smack it over the net—especially if fear of writing a long reply is what slows your response time. N.B.: This does not mean that you should write elliptically or bypass standard grammar, capitalization, and punctuation (unless you want to look 12 years old); just that your well-written message can and should be as concise as possible. That saves everyone time.

Cheat – Use something like MailTemplate to help manage answers to frequent email subjects. Templates let you create and use boilerplate responses to the questions and requests to which you usually find yourself drafting identical replies over and over from scratch. At least use a template as a basis for your response, and then customize it for that person or situation. Don’t worry—you can still let your sparkling prose and winning wit shine through, just without having to invent the wheel 10 times each day.

Be honest – If you know in your heart that you’re never going to respond to an email, get it out of sight, archive it, or just delete it. Guilt will not make you more responsive two months from now, otherwise, you’d just do it now, right? Trust your instincts, listen to them, and stop trying to be perfect.

Update 2005-10-18 07:33:45

Yep, you read it right: in the eightish months since I posted this, I’ve set my email to check every hour. The result? I ain’t missing much. A lot of stuff that can wait, a lot that resolves itself, and a huge mass of items that previously would have sent me on a 50-yard-dash to nothing.

Friends: stop letting your email poke you with a stick. It’s just not worth it.

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what kind of blogger are you II

Now this was thinking about this blog… multiple personality disorder?
(este resultado pensando en este blog… tengo múltiple personalidad?)

Just a question: why the pic for «social blogger» is a poshy girl, and the one for «pundit» is a man with cool glasses…?

Y otra pregunta: por qué la imagen para social blogger es una chica de rosa, y la del experto es un hombre con anteojos muy cool…?


You Are a Pundit Blogger!

Your blog is smart, insightful, and always a quality read.
Truly appreciated by many, surpassed by only a few.

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A billion

The next time you hear a politician use the word «billion» casually, think about whether you want that politician spending your tax money.

A billion is a difficult number to comprehend, but one advertising agency did a good job of putting that figure into perspective in one of its releases:

– A billion seconds ago, it was 1959.

– A billion minutes ago, Jesus was alive.

– A billion hours ago, our ancestors were living in the Stone Age.

– A billion dollars ago was only 8 hours and 20 minutes, at the rate Washington spends it.

(received by emai)

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warning

The Center for Disease Control has issued a warning about a new virulent strain of sexually transmitted disease.

This disease is contracted through high risk behavior, although cases have also been reported of individuals or whole families contracting it through prolonged contact with certain news media or social groups. It is called Gonorrhea Lectim (pronounced «gonna re-elect him»).

Many victims have contracted it after having been screwed for the past 4 years, in spite of having taken measures to protect themselves from this especially troublesome disease.

Cognitive sequelae of individuals infected with Gonorrhea Lectim include, but are not limited to:

Antisocial personality disorder traits;

delusions of grandeur with a distinct messianic flavor;

chronic mangling of the English language;

extreme cognitive dissonance;

inability to incorporate new information;

pronounced xenophobia;

inability to accept responsibility for actions;

exceptional cowardice masked by acts of misplaced bravado;

uncontrolled facial smirking;

ignorance of geography and history;

tendencies toward creating evangelical theocracies;

and a strong propensity for categorical, all-or nothing behavior.

The disease is sweeping Washington. Naturalists and epidemiologists are amazed and baffled that this malignant disease can have spread so widely after originating relatively recently in a Texas Bush.

(Thanks Deb!)

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Una ola de preguntas

Por Juan Gelman

El terremoto convertido en maremoto/tsunami que asoló 11 países del sudeste asiático y de Africa se inició a las 00.58 GMT del domingo 26 de diciembre que pasó. La Administración Nacional (estadounidense) en materia Oceánica y Atmosférica (NOAA por sus siglas en inglés) con sede en Hawaii emitió 16 segundos después un primer comunicado sobre el fenómeno natural en el que señalaba:

a) “según los antecedentes históricos en materia de terremotos y tsunamis, no existe una amenaza de tsunami destructivo”; b) “no entra en vigor ninguna alerta o vigilancia de tsunami” (www.prh.noaa.gov/ptwc/olderwmsg). La NOAA evaluó inicialmente que el sismo –la cuarta catástrofe de tal alcance desde el año 1900– era de 8 grados de la escala Richter, magnitud luego corregida al alza, a 8,5 y finalmente 9 grados. A dicho organismo pertenecen los científicos que trabajan en el Centro de Alerta de Tsunamis en el Pacífico (PTWC por sus siglas en inglés) instalado en Honolulu.

El distinguido economista Michel Chossudovsky –profesor de la Universidad de Ottawa con una larga trayectoria como consultor de distintos programas de las Naciones Unidas, autor de varios libros sobre su especialidad– formula preguntas inquietantes acerca del tema en un boletín del Centro de Investigaciones sobre la Globalización, con sede en Montreal (www.globalresearch.ca, 29-12-04). “Las fuerzas armadas y el Departamento de Estado de EE.UU. (que figuran en la lista de contactos del PTWC) recibieron una alerta temprana (del terremoto). La base naval norteamericana de la isla de Diego García en el océano Indico fue notificada. ¿Por qué los pescadores de la India, Sri Lanka y Tailandia no recibieron el mismo aviso que la Marina y el Departamento de Estado de EE.UU.? ¿Por qué el Departamento de Estado silenció la existencia de una catástrofe inminente? Contando con un moderno sistema de comunicaciones, ¿por qué no salió la información? ¿Por e-mail, teléfono, fax, satélites de TV?”. El profesor concluye: “Se podría haber salvado la vida de miles de personas”. El catedrático Tad Murty, de la Universidad de Manitoba, coincidió con su colega: “No hay razones para que una sola persona muera a consecuencia de un tsunami, en la mayoría de las zonas (devastadas) hubo lapsos de 25 minutos a 4 horas antes de que la ola golpeara” (The Calgary Sun, 28-12-04).

“¿Por qué no fueron informados los gobiernos de los países del océano Indico? –insiste Michel Chossudovsky–. ¿Hubo ‘directrices’ de las fuerzas armadas o del Departamento de Estado sobre la difusión de una alerta temprana?” Entre otros países de la región, Tailandia y Singapur integran el Grupo internacional de coordinación del Sistema de alerta de tsunamis, pero sólo Indonesia –donde el fenómeno ya hacía estragos– y Australia –muy lejos del epicentro– fueron avisadas de la amenaza. Esto ha preocupado a la senadora republicana Olympia Snowe, quien “investiga por qué la NOAA fue incapaz de proporcionar a las 11 naciones afectadas esa información valiosa que hubiera salvado vidas” (The Boston Globe, 2912-04).

Las preguntas del economista no se detienen ahí, avanzan sobre aspectos no menos inquietantes. “¿Por qué luego del desastre son las Fuerzas Armadas de EE.UU., y no las organizaciones civiles humanitarias y de ayuda que trabajan bajo la égida de las Naciones Unidas, las que asumen un papel dirigente (en la ayuda norteamericana a los damnificados)?” En efecto: el teniente general de marines Rusty Blackman, jefe de la 3ª fuerza expedicionaria naval que se está desplegando desde Okinawa y ex jefe de estado mayor de las tropas que tomaron Bagdad en 2003, fue designado responsable de todas las actividades de socorro de emergencia. Tres equipos bajo su mando ya se encuentran en Tailandia, Indonesia y Sri Lanka, se enviaron a la región dos portaaviones, decenas de aviones y helicópteros y varios miles de efectivos en un despliegue sin precedenteen la materia (www.defenselink.mil/news/Dec2004/n12292004_2004122905.html). Chossudovsky interroga: “¿Por qué se destina a un alto jefe militar que participó en la invasión a Irak a dirigir el programa estadounidense de ayuda de emergencia?”. Se podría agregar: ¿por qué nada menos que Colin Powell emprende una gira por la región, acompañado de Jeb Bush?

El todavía secretario de Estado norteamericano declaró en Yakarta que confiaba en que “como resultado de nuestros esfuerzos, como resultado de que los ciudadanos de Indonesia ven cómo nuestros pilotos de helicóptero los ayudan, se reforzará nuestro sistema de valores” (AP, 4-1-05). Confió en más: en que así “se secarán esos pozos de insatisfacción que podrían alimentar la actividad terrorista”. Menudos pozos de insatisfacción son para el mundo árabe y musulmán la ocupación de Afganistán en Irak, o la política de la Casa Blanca de apoyo irrestricto a Israel. Y luego: ¿ese despliegue militar estadounidense sólo procura proporcionar ayuda humanitaria, volver simpático el rostro militar de EE.UU.? ¿Las consecuencias del tsunami “ofrecen acaso una oportunidad para fortalecer la presencia del Pentágono en el sudeste asiático” (dc.ind ymedia.org, 29-12-04)? ¿Por esa razón la ayuda que la Casa Blanca ofreció a las víctimas del tsunami pasó súbitamente de 18 millones de dólares a 35 millones luego y a 350 millones por ahora? La base aérea tailandesa de Utapao, ubicada a unos 150 kilómetros al sur de Bangkok, se convertirá en un centro de comando de la mencionada fuerza expedicionaria naval de EE.UU. ¿Servirá además para avanzar en la realización del sueño imperial de los “halcones gallina”? En Utapao estacionaban los B-52 que bombardearon Vietnam del Norte. Pareciera que al teniente general Rusty Blackman no lo arredran los fantasmas.